RPAとは？使い方やメリット、評判、おすすめのツールをご紹介

2022年3月19日

田窪洋士

昨今の世の中では人材不足に悩まされている企業も少なくはありません。

以前までは複数人で担当していた業務を人材不足が原因で1人に任せることになった結果、残業時間が増えてしまっていることもあるのではないでしょうか。

そんな企業の人材不足による問題を人に代わって業務を行う機能であるRPA。

この記事では、

RPAとは？
RPAでできること
RPAを使うメリット
おすすめのRPAツール
RPAの評判

について紹介します。

RPAとは？

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation)の略で、これまで従業員が行ってきた業務をロボットが従業員に代わって業務を自動化できるというソフトウェアのことを指します。

ロボットと聞くと、一見目に見える機械のことを思い浮かべる方もおられるかもしれませんが、このRPAはパソコン内のみで働く人が1人増えたという考え方が適切でしょう。

RPAが導入されているのは、日本のみならず、海外企業でもRPAを導入している企業が最近では増加傾向にあります。

RPAが導入される背景には主に下記の3つの理由があるといわれています。

規制強化と財政難
ソリューション進化による利便性の向上
他社事例の増加

まず、規制強化と財政難ですが、日本では、度重なる残業による長時間労働を見直す動きが求められている世の中で、業務の効率化や働き方改革への取り組みの本格化、生産労働人口の減少の問題を抱えています。

これらの問題を解決するために、優秀な人材の有効活用が意識されるようになり、人ではなく、ツールのRPAが注目視されているようです。

次にソリューションの進化による利便性の向上ですが、こちらはウェブアプリケーションや仮想環境などのRPAでも操作が可能な情報やシステムが多様化されてきたとのこと。

また、画面操作記録からドラッグ・アンド・ドロップなどのプロセスの設定が容易となり、初心者でも導入対応が簡単になったためRPAを導入する企業が増えていることがわかりました。

また、2010年以降、導入の最小単位が小さく、導入時の初期費用を抑えたビジネスモデル、機械学習機能などを兼ね備えるRPAソリューションなどが登場し、RPAの適応対象となる業務領域が拡大したことにより、RPAの魅力向上に役立っているようです。

最後に他社事例の増加ですが、RPAの特徴として、RPAの導入にかかる時間が従来のシステム開発より大幅に短時間かつ導入効果が即座に発揮されるという効果があります。

このことから、他社の事例が即時に確認でき、自社においてRPA導入を推進する際の説得材料や検討材料として活用できるという事情があるのだとか。

また、社内でRPAプロジェクトを推進する際にもこの特徴を活かし、特定の部署でコストを抑えつつ、短期間のRPA化プロジェクトを実施し、結果をもって全社での予算の獲得、ソリューションを検討するといったアプローチが可能となるとのこと。

RPAでできること

RPAでできることは以下の通り。

ルール化されている業務
パソコン上で完了する業務

ルール化されている業務では、人であれば、単純作業をし続けることは苦痛で、ミスを起こしてしまうこともあります。

しかし、RPAを導入することで、決められたルールをもとに同じ動作を半永久的に繰り返し行うことが可能です。

大量のデータのアップロードやダウンロード、一斉メールの配信、莫大なデータのコピペ作業など、単純でありながらも、人の手を使うと時間がかかる、エラーやミスが発生してしまっていた作業を難なくこなします。

次に、パソコンのみで完了する業務ですがRPAはソフトウェアであることから、パソコンにインストールすることで業務を与えることができます。

そのパソコン上で行われる一連の作業工程を記憶させることでRPAの効果を最大限に発揮させることが可能です。

大量のデータのまとめ作業や請求書の作成、印刷、各社員へのメール配信などパソコン上で始まり、パソコン上で完結する単純作業にとってRPAはもってこいのツールであることがわかります。

RPAを使うメリット

RPAを使うメリットは以下のとおりです。

人件費の削減
ミスの防止
24時間稼働が可能
単純作業の減少

このようなメリットがあります。

人件費の削減では、これまで人が行っていた業務をRPAが行うことで、従業員の雇用契約を制限できるというメリットがあります。

ミスの防止は単純作業は人が行うとどうしてもミスや失敗はつきものです。

一方で、RPAを使用すると、決められたルールを半永久的に行い続けるため、ミスの防止が可能です。

24時間稼働はその名の通り、従業員であれば労働時間が決まっているため、労働基準法に乗っ取り作業できる時間が限られます。

一方でRPAを利用することで、24時間365日稼働させることが可能となり、残業時間削減にも繋がります。

単純作業の減少は、単純作業に時間を取られていた従業員が単純作業はRPAに任せ、その他、RPAにはできない付加価値を生み出す業務に時間をさけるというメリットをもたらすでしょう。

RPAの評判

RPAを導入している方、企業はどのような評価をしているでしょうか。

ここからはRPAを実際に使用している方の評価を一部抜粋して紹介します。

「言語を組める職員がいない会社で導入しましたが、ものすごい作りやすいです。トライアル中に実用できるロボットが3つほど完成し、3拠点で毎日使用しています。ExcelやGoogleスプレッドシートではできない他のアプリケーションとの連動ができるのが魅力です。メールでの問い合わせは無料だったり、サポートも非常に充実していると感じます！！簡単にロボットを作れるので、すべてのRPAの弱点だと思われる、動かしたい他のアプリケーションの仕様変更があった場合にも簡単に修正できます。お勧めです。」

「DBやExcel、メール、主要なクラウドサービスなど、あらゆるものを疎結合して加工などの処理をすることができる万能ツール。人系処理の各種自動化、リスクヘッジ、やろうと思えば簡単なWebシステムの構築すら可能なので、導入後のROIが非常に出しやすいと感じた。」

このように、いずれのRPAツールであっても、好評であることがわかりました。